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„Real Estate is a Peoples Business” und Immobilienmakler zu sein bedeutet einen abwechslungsreichen und flexiblen Arbeitsalltag, in dem Sie viele spannende Objekte und Menschen kennenlernt. Gleichzeitig gibt es jedoch tägliche administrative Routinearbeit, die man sich im Urlaub besonders gerne erspart.
Cocktails, Palmen und Meeresrauschen bleiben leider Teil des Urlaubs, doch mit diesen zwei einfachen Schritten bringen Immobilienmakler mehr Entspannung und weniger Stress mit nach Hause in den Berufsalltag.
Schritt 1: Keine überfüllten Posteingänge abarbeiten
Nichts ist am Montagmorgen anstrengender als das überquellende E-Mail-Postfach mit Anfragen von Immobilienportalen, Terminanfragen und Rückfragen zu Verträgen oder Status-Updates von Eigentümern. Der Arbeitstag beginnt, wie so häufig, mit stundenlanger Bildschirmarbeit, in der man nichts anderes macht als Nachrichten zu lesen, zu sortieren und zu beantworten.
Die größte E-Mail-Quelle sind Miet- und Kaufinteressenten, denn schon alleine bis zu einem Besichtigungstermin werden im Schnitt 4 – 6 E-Mails geschickt. Besonders bei Mietobjekten steht dieser Aufwand schnell in keinem Verhältnis zur Provision.
Tipp 1: Für den Verkauf ohne CRM
- Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten. Damit sparen Sie Zeit und haben weniger zu Schreiben oder Kopieren. Hier finden Sie eine Anleitung zum Erstellen von Vorlagen in Gmail. Für andere E-Mail-Programme kontaktieren Sie uns gerne per WhatsApp oder über das Kontaktformular.
- Online-Terminbuchung nutzen: Mit Tools wie Calendly können Interessenten einfach selbst einen Termin auswählen. Kein Hin-und-Her mehr per E-Mail.
- Automatisieren statt selbst machen: Verwenden Sie Automatisierungsprogramme oder Chatbotanbieter, die Sie effizient in ihre Arbeitsprozesse einbinden können. Auch für Immobilienmakler gibt es digitale Lösungen, mit denen Sie viele Aktivitäten nur noch kontrollieren und nicht mehr selbst durchführen müssen. Ein Beispiel dafür ist die tenably WhatsApp Software, mit der von der Anfrage bis zur Terminbuchung alle Schritte kundenfreundlich, rechtssicher und automatisiert durchgeführt werden können.
Tipp 2: Für den Verkauf mit CRM
- Automatisierten Exposéversand aktivieren: Ein Feature das die meisten CRM-System anbieten
- Onlinekalender nutzen und verknüpfen: Damit Terminbuchungen automatisch koordiniert und synchronisiert werden.
- Spezialisierte Tools ergänzen: Digitale Immobilienmakler ergänzen Ihr CRM mit modernen, hochspezialisierten Lösungen, wie zum Beispiel WhatsApp-Software, die eine direkte Schnittelle zu Ihren CRM-Daten haben.
Tipp 3: Für die Vermietung ohne CRM
- Interessenten vorqualifizieren: Lassen Sie sich vorab weitere Informationen von den Interessenten zukommen. Erstellen Sie dazu ein Onlineformular oder eine E-Mail-Vorlage und senden Sie dieses als Antwort auf Anfragen, um Interessenten vorzuqualifizieren und nur Zeit mit ernsthaften Anfragen zu verbringen. Hier finden Sie nochmal eine Anleitung zum Erstellen von Vorlagen in Gmail. Für andere E-Mail-Programme kontaktieren Sie uns gerne per WhatsApp oder über das Kontaktformular.
- Besichtigungstermine automatisieren: Verwenden Sie Online-Terminbuchungstools wie zum Beispiel Calendly, um Interessenten direkt eine Besichtigung buchen zu lassen, ohne dass dazu mehrere Nachrichten notwendig sind.
- Automatisierungstools nutzen: Nutzen Sie spezialisierte digitale Tools die Sie flexibel je nach Bedarf benutzen können. Ein Beispiel dafür ist das tenably Interessentenmanagement, das die Beantwortung von Anfragen, die Koordination von Besichtigungsterminen und die Vorqualifikation von Mietinteressenten teilautomatisiert und übersichtlich abwickelt.
Tipp 4: Für die Vermietung mit CRM
- Automatisieren Sie die Lead-Eingangsbearbeitung in den Auto-Responder Einstellung
- Arbeiten Sie mit Lead-Scoring um schnell zwischen geeigneten, fraglichen und ungeeigneten Interessenten unterscheiden zu können
- Bauen Sie eine Dokumenten-Anforderungs-Automatisierung im CRM
- Erstellen Sie Nachrichtenvorlagen für häufige Schritte wie zum Beispiel der Absage an Interessenten oder die Anfrage von fehlenden Unterlagen
- Verwenden Sie ein digitales Übergabeprotokoll und Arbeiten Sie mit Vertragsvorlagen
- Falls Ihnen Funktionalitäten im CRM fehlen, suchen Sie Tools mit Schnittstellen zu Ihrem CRM-System um effizient und digital arbeiten zu können.
Schritt 2: Kein Druck ständig erreichbar zu sein
Jeder kennt die Statistiken, die einen direkten Zusammenhang zwischen der Wartezeit auf eine Antwort und der sinkenden Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses herstellen. Deswegen gehören ein ständig eingeschaltetes Arbeitshandy sowie das Abrufen und Beantworten von E-Mails von früh bis spät, werktags und am Wochenende, scheinbar selbstverständlich zum Alltag eines zielstrebigen Maklers. Selbst wenn Sie eine Auszeit nehmen, schleicht sich im Hinterkopf das schlechte Gewissen ein – wegen potenziell verlorener Leads oder verärgerter Kunden, von denen in weiterer Folge keine Weiterempfehlung kommt.
Digitale Kommunikationswege sorgen für orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit, bei der Sie selbst die einzige limitierende Instanz sind. Der Stress, ständig für Anfragen verfügbar zu sein und diese möglichst schnell zu beantworten, ist jedoch nicht nur unangenehm, sondern steht auch im Zusammenhang mit einem erhöhten Risiko für gesundheitliche Probleme.
Damit Sie sich nicht zwischen Umsatz und stressfreier Freizeit entscheiden müssen, etablieren sich immer mehr digitale Automatisierungstools, mit denen Kunden auch außerhalb der Kernarbeitszeiten bedient werden können. Im Immobilienbereich und besonders beim Erwerb eines Eigenheims ist es jedoch besonders wichtig, dass der Service die Wichtigkeit der Transaktion widerspiegelt und gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO, Provisionsvereinbarungen, Widerrufsbelehrungen und AGBs berücksichtigt.
Fortschrittliche CRM-Systeme wie OnOffice, Propstack und Justimmo bieten digital aktiven Maklern den automatischen Exposéversand inklusive der nachvollziehbaren Zustimmung zu Vereinbarungen und rechtlichen Belehrungen über den traditionellen Kommunikationskanal E-Mail. Dadurch konnten laut den führenden Maklersystemen höhere Konversionsraten bei geringerem Zeitaufwand erzielt werden.
Bonus: Wenn E-Mails nicht die Lösung sind
Die Trendwende von E-Mails hin zu Chat-Nachrichten hat jedoch längst stattgefunden und geht auch an der Immobilienbranche nicht vorbei. Immer mehr Maklerinnen und Makler sind für ihre Kunden per WhatsApp erreichbar, weil die schnellere und formlosere Kommunikation die Geschäftsbeziehung entspannt und fördert. Die VATM-Marktstudie von 2025 stellte fest, dass während 2016 die Anzahl der versendeten E-Mails und Instantnachrichten bei rund 100 Mio. Nachrichten pro Tag noch gleichauf lag, im Jahr 2025 fast doppelt so viele Instantnachrichten über Messenger-Dienste, allen voran WhatsApp, versendet werden wie per E-Mail. (VATM und Dialog Consult, 2025)
Mit tenably gibt es seit 2024 die erste Software-Lösung, die speziell für Immobilienmakler entwickelt wurde und mit kundenfreundlichen, rechtssicheren sowie DSGVO-konformen Funktionen und Automatisierungen Maklern ermöglicht, den meistgenutzten digitalen Draht zu ihren Kunden zu erschließen. So können Interessenten ihre Exposés ansehen und einen passenden Besichtigungstermin bei Ihnen buchen, obwohl Sie gerade den Feierabend oder Ihr Wochenende genießen. Selbst wenn das Wetter nicht so gut ist wie im Urlaub, steht der Entspannung nichts im Wege.
Fazit
Urlaub bedeutet abschalten. Das geht auch im Arbeitsalltag – zumindest ein Stück weit.
Wer E-Mails, Terminvergabe und Erstkontakt automatisiert, gewinnt Zeit für das Wesentliche: persönliche Beratung, hochwertige Vermarktung und echte Entspannung zwischendurch.
Egal ob mit oder ohne CRM – mit den richtigen Werkzeugen wird aus einem stressigen Makleralltag ein strukturierter, effizienter Workflow.
Quellen
Verband der Anbieter von Telekommunikations- und Mehrwertdiensten (VATM), Dialog Consult GmbH (2025, 31. Juli). 26. TK-Marktanalyse Deutschland 2025 Ergebnisse einer Befragung der Mitgliedsunternehmen des VATM im ersten Quartal 2025. https://www.vatm.de/wp-content/uploads/2025/05/VATM-Marktstudie-2025.pdf
Über tenably
tenably ist der erste Anbieter von spezialisierten WhatsApp Lösungen für die Kundenakquise und Objektvermarktung in der Immobilienbranche. Mit dem Firmensitz in Wien und auf europäischen Servern gehosteter Software ist tenably der ideale Partner für die DSGVO-konforme Umsetzung von WhatsApp Projekten der Immobilienbrache in der DACH-Region.
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